Περιεχόμενο
Οι συναντήσεις είναι απαραίτητες για όλους τους τύπους επιχειρήσεων, αλλά ενδέχεται επίσης να ακυρωθούν για διάφορους λόγους. Όλα τα μέρη που συμμετέχουν στη συνεδρίαση θα πρέπει να ενημερώνονται εγγράφως το συντομότερο δυνατόν, αφού καταστεί σαφές ότι η συνεδρίαση δεν θα διεξαχθεί. Ενώ η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συχνά το κατάλληλο πράγμα που πρέπει να κάνετε, ή μερικές φορές ένα μήνυμα κειμένου, μερικές καταστάσεις μπορεί να σας προκαλέσουν να στείλετε μια επιστολή μέσω ταχυδρομείου. Συνιστάται να επιβεβαιωθεί ότι έχει ληφθεί η ειδοποίηση ακύρωσης.
Κείμενο επιστολής
Η επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με τη δήλωση ότι η σύσκεψη ακυρώθηκε και περιλαμβάνει τον χρόνο, τον τόπο και τον σκοπό της συνάντησης. Μπορείτε να καθορίσετε τον λόγο ή να την εκχωρήσετε σε "απρόβλεπτες περιστάσεις". Προσφέρετε συγνώμη για την ταλαιπωρία.
Αναδιάταξη πληροφοριών
Εάν η σύσκεψη αναδιαρθρώνεται, το γράμμα πρέπει να παράσχει τη θέση και το χρόνο ή να διαβεβαιώσει τον παραλήπτη ότι θα ενημερωθεί. Πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες επικοινωνίας και να ζητάει από τον παραλήπτη να επιβεβαιώσει το μήνυμά σας.