Περιεχόμενο
Η Microsoft Access φέρνει μια βάση δεδομένων γλώσσας ερωτήματος αναζήτησης (SQL) σε μικρές επιχειρήσεις. Η ευελιξία και οι δυνατότητές του παρέχουν αρκετή υπολογιστική ισχύ για έναν εργοδότη. Η δημιουργία μισθοδοσίας στη Microsoft Access είναι ένα καλό εργαλείο για την παρακολούθηση αρχείων υπαλλήλων. Η δημιουργία ενός πλήρους συστήματος μισθοδοσίας, το οποίο υπολογίζει την ακαθάριστη αμοιβή, τις εκπτώσεις και τον καθαρό μισθό απαιτεί έναν εξαιρετικά εξελιγμένο προγραμματιστή βάσης δεδομένων. Ένας εργοδότης με ενδιάμεσες έως προχωρημένες δεξιότητες στην Access μπορεί να δημιουργήσει ένα σύστημα καταχώρησης μισθοδοσίας.
Οδηγίες
-
Ονομάστε και δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων στην εντολή "Νέα" στην καρτέλα "Αρχείο". Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα" και θα δημιουργηθεί ένας νέος πίνακας. Μεταβείτε στη "Λειτουργία σχεδίασης".
-
Καταχωρίστε το όνομα του "πρωτεύοντος κλειδιού" στη στήλη "Όνομα πεδίου" στη σειρά 1. Η "Κωδικός" είναι η προεπιλογή με την "Αυτόματη αρίθμηση" στη στήλη "Τύπος δεδομένων". Μπορείτε είτε να διατηρήσετε είτε να αλλάξετε σε άλλο μοναδικό αναγνωριστικό, όπως τον αριθμό υπαλλήλου ή το CPF. Ο "τύπος δεδομένων" μπορεί να διατηρηθεί ως "Αυτόματη αρίθμηση" ή να αλλάξει σε μια μη αυτόματη καταχώρηση, αρκεί η ιδιότητα "Indexed" να έχει οριστεί σε "Ναι (μη εξουσιοδοτημένη αλληλοεπικάλυψη)".
-
Δημιουργήστε πεδία για όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για τους νέους υπαλλήλους. Αυτό περιλαμβάνει: 1. Επωνυμία και επώνυμο, αρχικά ή μεσαία ονόματα, εφόσον είναι επιθυμητό 2. Κατοικία και ταχυδρομική διεύθυνση 3. Αριθμός κατοικίας, εμπορικού και κινητού τηλεφώνου 4. Αριθμός ομοσπονδιακού και κρατικού φόρου εισοδήματος που παρακρατείται στην πηγή 5. CPF 6. Άδεια οδήγησης ή άλλη ταυτοποίηση 7. Πλαίσιο ελέγχου για τη διασφάλιση της εξακρίβωσης της πιστοποίησης για την απόδειξη "απασχόλησης" 8. Ένα πλαίσιο κειμένου για την εγγραφή των ελεγμένων εγγράφων 9. Ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης 10. Ημερομηνία καταγγελίας (να συμπληρωθεί όταν ο εργαζόμενος εγκαταλείπει την εταιρεία) 11. Μισθός 12. Τίτλος εργασίας και άλλες πληροφορίες που επιθυμεί ο εργοδότης Τα βιογραφικά σημειώματα μπορούν να σαρωθούν και να επισυναφθούν στο μητρώο, εάν το επιθυμεί.
-
Ορίστε τον τύπο δεδομένων σε κάθε πεδίο και ορίστε τις απαιτούμενες ιδιότητες για να μορφοποιήσετε τους αριθμούς, να ορίσετε τον αριθμό των χαρακτήρων που επιτρέπονται σε ένα πεδίο και να καθορίσετε αν τα δεδομένα πρέπει να ευρετηριαστούν. Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων, είναι επίσης εύλογο να προσθέσετε ένα πεδίο περιγραφής που καθορίζει το σκοπό του, να τονώσει τη μνήμη αργότερα, όταν η βάση δεδομένων πρέπει να τροποποιηθεί ή να αναθεωρηθεί.
-
Αποθηκεύστε τον πίνακα τοποθετώντας το όνομα "Υπάλληλοι" ή άλλο όνομα που έχει νόημα.
-
Επιλέξτε την καρτέλα "Δημιουργία" και κάντε κλικ στο κουμπί "Φόρμα" στην ομάδα "Φόρμες". Προσθέστε όλα ή κάποια πεδία στη φόρμα και αποθηκεύστε την. Διαμορφώστε τις ιδιότητες των πεδίων ώστε να ταιριάζουν με τις ιδιότητες του Πίνακα. Αποθηκεύστε ξανά πριν επιστρέψετε στην "Λειτουργία φόρμας" στο κουμπί "Προβολή" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να προσθέσετε δεδομένα.
-
Επιλέξτε την καρτέλα "Δημιουργία" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αναφορά" στην ομάδα "Αναφορές". Προσθέστε όλα ή μερικά πεδία και μεταβείτε στην "Προβολή διάταξης". Τροποποιήστε το μήκος των στηλών και διαμορφώστε τα πεδία ονομάτων. Τροποποιήστε τις γραμματοσειρές και τα χρώματα ή επιλέξτε ένα προκαθορισμένο σχέδιο από το μενού "Design". Αποθηκεύστε την αναφορά. Το πρότυπο αναφοράς σάς επιτρέπει να εκτυπώνετε αναφορές μισθοδοσίας.
-
Κρυπτογράφηση της βάσης δεδομένων για μεγαλύτερη ασφάλεια. Κλείστε το και ανοίξτε ξανά τη λειτουργία Exclusive Mode χρησιμοποιώντας το βέλος στο κουμπί "Open" του παραθύρου "Open" και επιλέξτε "Open Exclusive". Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο", επιλέξτε την εντολή "Πληροφορίες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" στον πίνακα "Πληροφορίες". Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης βάσης δεδομένων", ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης και εισάγετε ξανά για να επαληθεύσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Την επόμενη φορά που ανοίγει η βάση δεδομένων, ζητείται ο κωδικός πρόσβασης. Πληκτρολογήστε το στο πεδίο Password (Κωδικός πρόσβασης), πληκτρολογήστε το ξανά στο πεδίο Verify (Επαλήθευση) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Πώς
- Οι ισχυροί κωδικοί πρόσβασης έχουν τουλάχιστον οκτώ χαρακτήρες και περιλαμβάνουν αριθμούς, κεφαλαία και πεζά γράμματα και έναν ειδικό χαρακτήρα όπως "!" ή "&". Χρησιμοποιήστε την ιδιότητα "Ετικέτα" για να δώσετε τα ονόματα των πεδίων σε κοινή γλώσσα. Η μετονομασία του πεδίου "FirstName" στο "First Name" δίνει μια πιο επαγγελματική εμφάνιση στις αναφορές. Υπάρχουν προγράμματα ηλεκτρονικών πληρωμών σε απευθείας σύνδεση και στο λιανικό εμπόριο που ελέγχουν τους υπολογισμούς μισθοδοσίας και πληρωμής. Κάνοντας αυτό στην Access απαιτεί εξαιρετικά εξελιγμένο προγραμματισμό και κατανόηση πέρα από το πεδίο εφαρμογής αυτού του άρθρου.
Ανακοίνωση
- Υπάρχουν πολλές ιδιόκτητες λύσεις ελέγχου σημείων και εκπτώσεων σε προσιτές τιμές για τη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων. Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι πολύ απλούστερες στη χρήση και χρειάζονται λιγότερο χρόνο για να εγκατασταθούν από τη δημιουργία της δικής σας βάσης δεδομένων για μισθοδοσία.