Περιεχόμενο
Η συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιείται στο Microsoft Word για τη δημιουργία ενός συνόλου γραμμάτων ή εγγράφων προσαρμοσμένων για κάθε παραλήπτη. Για να το δημιουργήσετε, δημιουργείτε ένα κύριο έγγραφο, συνδέστε το με μια λίστα επαφών και δημιουργήστε ένα πεδίο κράτησης θέσης που θα "συγχωνεύσει" τις πληροφορίες μαζί. Όταν το κάνετε αυτό, οι πληροφορίες από την πηγή δεδομένων επαφής σας θα αντικαταστήσουν τα αντίστοιχα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά πεδία συγχώνευσης, μερικά από τα οποία ενδέχεται να έχουν παρόμοιες συνθήκες. Τέτοια πεδία συγχώνευσης είναι ο κωδικός πεδίου IF.
Βήμα 1
Κατά τη δημιουργία της άμεσης αλληλογραφίας σας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Mail". Στην ενότητα "Γράψτε και εισαγάγετε πεδία", επιλέξτε "Κανόνες". Κάντε κλικ στο "Εάν ... Τότε ... Άλλο". Χρησιμοποιώντας αυτόν τον κανόνα, θα μπορείτε να καθορίσετε μια ενέργεια για ένα κομμάτι πληροφοριών και μια διαφορετική ενέργεια για ένα άλλο. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε γράμματα μόνο σε άτομα σε μια συγκεκριμένη γεωγραφική τοποθεσία χρησιμοποιώντας το πεδίο IF.
Βήμα 2
Στην ενότητα "Όνομα πεδίου", επιλέξτε ένα πεδίο συγχώνευσης. Για παράδειγμα, επιλέξτε "Πόλη".
Βήμα 3
Στην "Σύγκριση", ορίστε μια επιλογή για να επιλέξετε τους παραλήπτες. Για παράδειγμα, επιλέξτε "Ίδιο με" για να επιλέξετε παραλήπτες σε μια δεδομένη πόλη.
Βήμα 4
Δίπλα στο στοιχείο "Σύγκριση με", εισαγάγετε την τιμή του πεδίου συγχώνευσης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να επιλέξετε παραλήπτες. Για να επιλέξετε μόνο παραλήπτες που ζουν στο Σάο Πάολο, πληκτρολογήστε "Σάο Πάολο".
Βήμα 5
Δίπλα στο "Εισαγωγή αυτού του κειμένου", πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται όταν η συνθήκη είναι παρόμοια. Πληκτρολογήστε κάτι που θα εξατομικεύσει ένα μήνυμα για τους κατοίκους του Σάο Πάολο.
Βήμα 6
Στο "Διαφορετικά, εισαγάγετε αυτό το κείμενο", πληκτρολογήστε κάτι που θα παρέχει ένα γενικό κείμενο για παραλήπτες που δεν πληρούν τις καθορισμένες προϋποθέσεις (παραλήπτες που δεν ζουν στο Σάο Πάολο).