Περιεχόμενο
Όταν γράφετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να περάσετε τις περισσότερες φορές διασφαλίζοντας ότι έχουν συμπεριληφθεί όλες οι πληροφορίες, έχουν μορφοποιηθεί σωστά και έχει εκτελεστεί ο ορθογραφικός έλεγχος. Ωστόσο, μην ξεχνάτε το κλείσιμο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δημιουργώντας ένα επαγγελματικό τέλος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να κάνει μια τεράστια διαφορά στον τρόπο με τον οποίο το άτομο το παίρνει. Αφήστε τον παραλήπτη με μια καλή εντύπωση για σας.
Στοιχεία επικοινωνίας
Αν στέλνετε για πρώτη φορά ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλό να το τερματίσετε με τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όχι μόνο με το όνομά σας. Παρόλο που ο παραλήπτης λαμβάνει αυτόματα τη διεύθυνσή σας μετά τη λήψη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να προσφέρετε και άλλες μορφές επαφής. Εάν εργάζεστε για μια συγκεκριμένη εταιρεία, συμπεριλάβετε αυτά τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης μιας διεύθυνσης. Δώστε απευθείας τον αριθμό τηλεφώνου σας και υποδείξτε εάν πρόκειται για κινητό ή σταθερό τηλέφωνο. Αν η εταιρεία σας διαθέτει φυτό, φροντίστε να συμπεριλάβετε το υποκατάστημα. Όσο περισσότερες επαφές αφήνετε, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητες του ατόμου που έρχεται σε επαφή.
Προβλέψεις αποκλεισμού
Η Leslie O'Flahavan, της γραφής, θέλει να τελειώσει ένα επαγγελματικό email με τη φράση "ανυπομονώ να ...". Δηλώνει ότι αυτό θα επαναλάβει το σκοπό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, θέτει και όποιον σας έστειλε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια θέση απάντησης. Για παράδειγμα, αν στείλατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με μια εργασία, θα πρέπει να τερματίσετε με "Ανυπομονώ να ακούσω την απόφασή σας σχετικά με την αίτησή μου". Ο παραλήπτης γνωρίζει τώρα με βεβαιότητα ποιος είναι ο σκοπός του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Ερωτήσεις και ανησυχίες
Κατά το κλείσιμο ενός επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να προσφέρετε μια πρόσκληση για απάντηση, όπως "Ενημερώστε εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με ...", καθώς αυτό θα δώσει στον παραλήπτη ένα πράσινο φως για να ανταποκριθεί χωρίς συναίσθημα σαν να σας ενοχλούσε, ή ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας έπρεπε να είναι η τελευταία λέξη. Αυτό διατηρεί επίσης τη ροή της συζήτησης. Κατά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ότι έχουν αντιμετωπιστεί όλα τα θέματα και οι ανησυχίες.
Σκέψεις
Το τέλος ενός επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει προσωπική αφή, ανάλογα με τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Με την πάροδο του χρόνου, μια επαγγελματική επαφή μπορεί να γίνει φίλος, επιτρέποντάς σας να τερματίσετε ένα email με ένα εσωτερικό αστείο ή ακόμα και μια ανεξάρτητη ιστορία. Ωστόσο, μην το κάνετε αυτό μέχρι να δημιουργηθεί μια σχέση φιλίας. Ο τερματισμός ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το "Best regards" είναι ένας καλός συμβιβασμός. Αυτό δείχνει ότι δεν είστε απλώς μια επιχειρηματική σχέση, αλλά ένας φροντιστής. Μην φοβάστε να δείξετε λίγο ευγένεια στο τέλος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά αν είναι επαγγελματίας.