Περιεχόμενο
Οι εκθέσεις αιτιολόγησης έχουν συνταχθεί για να υποστηρίξουν αλλαγές στους κανόνες ή τις διαδικασίες. Συντάσσονται συχνά χωρίς να ζητηθεί από τον αναγνώστη. Η έκθεση επικεντρώνεται στην απάντηση στην ερώτηση "γιατί πρέπει να είμαστε;" Το κάνουν αυτό παρέχοντας πειστικές αποδείξεις και επιχειρήματα υπέρ των αλλαγών που προτείνει η έκθεση.
Οδηγίες
-
Χρησιμοποιήστε μια βασική κεφαλίδα (Από / Από / Ημερομηνία / Θέμα) και συμπληρώστε τη σωστά. Καταστήστε σαφές ποιος πρέπει να διαβάσει την έκθεση, ποιος το έγραψε και ποιο είναι το θέμα.
-
Γράψτε μια αρχική παράγραφο που περιγράφει το πρόβλημα ή τον σκοπό της αναφοράς σας. Εξηγήστε με συντομία τις συστάσεις σας και τα οφέλη που θα αποφέρουν.
-
Γράψτε μια εισαγωγή στην αναφορά σας που εξηγεί λεπτομερέστερα το νόημα και τον σκοπό της έκθεσής σας. Εισαγάγετε σχετικές πληροφορίες που θα βοηθήσουν τον αναγνώστη να κατανοήσει τους λόγους και τους λόγους πίσω από τις συστάσεις του.
-
Χρησιμοποιήστε το κύριο σώμα της αναφοράς σας για να εξηγήσετε πώς προτείνετε να εφαρμόσετε τις συστάσεις σας. Προσθέστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τις νέες διαδικασίες ή λύσεις. Εξηγήστε ποιος θα συμμετάσχει, τι θα κάνει, τι θα κοστίσει και πόσο χρόνο θα χρειαστεί να εφαρμοστεί. Υποδείξτε την έρευνα ή τις μεθόδους που ακολουθήσατε για να καταλήξετε στα συμπεράσματά σας. Συμπεριλάβετε τα μειονεκτήματα και τα προβλήματα που μπορούν να δημιουργήσουν οι νέες διαδικασίες. Να είστε ακριβείς, οργανώστε λογικά το υλικό σας και, ειλικρινά, θα προσθέσετε δύναμη στα επιχειρήματά σας.
-
Συμπληρώστε την αναφορά αιτιολόγησης με μια σύντομη περίληψη των ευρημάτων και των συστάσεων σας. Μην εισάγετε νέες πληροφορίες σε αυτό το μέρος. Αντίθετα, ανατρέξτε στα κύρια επιχειρήματα που υποστηρίζουν τις συστάσεις σας. Γράψτε μια σύντομη παράγραφο ολοκλήρωσης για την αναφορά σας.
Πώς να γράψετε μια έκθεση αιτιολόγησης
Πώς
- Επισημάνετε τα οφέλη των συστάσεων σας και εξηγήστε πώς αντισταθμίζουν τα μειονεκτήματα.
- Κρατήστε τη γραφή σας θετική. Αποφύγετε λέξεις όπως "ίσως", "σκέψου" και "πιθανώς".
- Παρέχετε ισορροπία για την αναφορά σας σχετικά με εναλλακτικούς τρόπους αντιμετώπισης. Κατόπιν, η σύσταση που υποστηρίζετε είναι πιο ελπιδοφόρα.
- Να είστε σαφείς σχετικά με τα μέτρα που πιστεύετε ότι θα πρέπει να ληφθούν στις συστάσεις σας. Αποφύγετε τις γενικότητες. να είστε συγκεκριμένοι. Παρουσιάστε κάθε σύσταση με την ενεργή φωνή, για να δώσετε δύναμη στις προτάσεις σας.