Περιεχόμενο
Συχνά, στον επιχειρηματικό κόσμο, απαιτείται να συμπεριλάβουμε μια συνοδευτική επιστολή για να συνοδεύσουμε μια μεγαλύτερη αναφορά, η οποία μπορεί να σταλεί ταχυδρομικώς, ειδική παράδοση ή ακόμα και e-mail. Μια επίσημη συνοδευτική επιστολή έχει έναν πολύ συγκεκριμένο σκοπό και πρέπει να είναι γραμμένη με τέτοιο τρόπο ώστε να παρουσιάζει και να περιγράφει το περιεχόμενο, επαναλαμβάνει το εμφανές θέμα της έκθεσης και υποδεικνύει επίσης τα επόμενα βήματα ή ενέργειες που πρέπει να ληφθούν.
Γράψτε μια συνοδευτική επιστολή αναφοράς
Βήμα 1
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας για να συνθέσετε την επιστολή παρουσίασης μιας έκθεσης σε σχέση με τη σημασία του συνοδευτικού εγγράφου. Ακόμα και αν χρησιμοποιείτε email επιστολόχαρτου, μεταχειριστείτε το σαν χαρτί, συμπεριλαμβανομένης μιας εικόνας του λογότυπου της εταιρείας στη σελίδα email.
Βήμα 2
Συμπεριλάβετε την ημερομηνία της ημέρας, καθώς και πληροφορίες διεύθυνσης, συμπεριλαμβανομένων των ονοματεπώνυμων, του τίτλου, της εταιρείας, της οδού και της πόλης και του ταχυδρομικού κώδικα. Χρησιμοποιήστε το χαιρετισμό "Caro", ακολουθούμενο από έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως οι συντομογραφίες Mr. ή Mrs., εάν το άτομο είναι ξένος ή "Caro" με το όνομα ή το επώνυμο του παραλήπτη, εάν το άτομο είναι γνωστό.
Βήμα 3
Δηλώστε τον σκοπό της επιστολής στην κύρια παράγραφο χρησιμοποιώντας λέξεις όπως "Αυτή η επιστολή παρέχει το (όνομα της αναφοράς) για την κριτική ή το σχόλιό σας (ή οποιαδήποτε ενέργεια είναι επιθυμητή). Χρησιμοποιήστε αυτήν την ευκαιρία για να συνοψίσετε το θέμα της αναφοράς. Προσπαθήστε να συνοψίσετε το σκοπό της έκθεσης όσο το δυνατόν πιο σύντομα - το πολύ σε μία ή δύο προτάσεις.
Βήμα 4
Σημειώστε το συμπέρασμα της έκθεσης εδώ, αλλά μην φτάσετε στην καρδιά των συμπερασμάτων της έκθεσης. Θέλετε ο αναγνώστης να διαβάσει την πραγματική έκθεση και όχι μόνο τη συνοδευτική επιστολή. Η επιστολή πρέπει να προκαλέσει την όρεξη του αναγνώστη για αυτό που θα βρεθεί στην τελική έκθεση.
Βήμα 5
Κάντε μια επίσημη ενότητα ολοκλήρωσης ή επόμενα βήματα, όπου υποδεικνύετε ποιες είναι οι επιθυμητές ενέργειες του παραλήπτη. Θέλετε να προωθήσουν το έγγραφο ή να υπογράψουν το έγγραφο ή να συντονίσουν μια μεγαλύτερη συνάντηση για να παρουσιάσουν τα αποτελέσματα; Να είστε πολύ συγκεκριμένοι για τα επόμενα βήματα, καθώς και για την ημέρα και την ημερομηνία, εάν απαιτείται επείγουσα δράση.
Τερματίστε τη συνοδευτική επιστολή με έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως εγκάρδια, ειλικρινά ή προσεκτικά. Συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο του συντάκτη της επιστολής. Αναφέρετε τα ονόματα των άλλων ατόμων που θα λάβουν την αναφορά και συνοδευτική επιστολή στο χώρο "Cc" (με αντίγραφο) στο email.