Περιεχόμενο
Τα κτηματολογικά αρχεία είναι σημαντικά διοικητικά εργαλεία για τους συμβούλους των εκκλησιών. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές τις μάρκες επιτρέπουν σε αυτές να κάνουν τις απαραίτητες επαφές με τα μέλη και να βοηθήσουν σε περιόδους δυσκολίας. Βοηθούν επίσης τους συμβούλους να προωθούν εκκλησιαστικές δραστηριότητες και προγράμματα και να παρακολουθούν την πνευματική πρόοδο των μελών με λεπτομέρειες για τα μαθήματα και τη συμμετοχή σε δραστηριότητες. Η διατήρηση των ενημερωμένων καρτών μελών δεν είναι δύσκολο έργο, αλλά απαιτεί συνεχή εργασία και προσωπική οργάνωση.
Οδηγίες
-
Δημιουργήστε μια ηλεκτρονική φόρμα με το εργαλείο της επιλογής σας. Εισαγάγετε το όνομα της εκκλησίας και τις λέξεις "προφίλ μέλους" στην κορυφή για εύκολη αναγνώριση αρχείου. Συμπεριλάβετε τις ακόλουθες ερωτήσεις και αφήστε κενό για να απαντηθούν: (1) Όνομα; (2) Ημερομηνία γέννησης. (3) Διεύθυνση κατοικίας, οικιακού τηλεφώνου, κινητού τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (4) Οικογενειακή κατάσταση. (5) Όνομα του / της συζύγου. (6) Ημερομηνία επετείου του γάμου. (7) Όνομα παιδιού, ηλικία και σχολική φοίτηση. (8) Σύντομη μαρτυρία της μετατροπής. (9) Τόπος και ημερομηνία βάπτισης. (10) Απασχόληση και τόπος υπηρεσίας. (11) Εθνότητα; (12) Τομείς συμμετοχής του υπουργείου. (13) Μαθήματα που λαμβάνονται. και (14) το όνομα του παλαιού ποιμένα και της εκκλησίας.
-
Ορίστε πότε θα παραδώσετε το έντυπο ή ζητήσετε τις πληροφορίες. Μια πρόταση είναι να παράσχετε μια σύντομη, απλή κάρτα "Πληροφορίες για τους Επισκέπτες" για όσους φτάνουν στην εκκλησία για πρώτη φορά. Αυτή η κάρτα μπορεί να ζητήσει μόνο τις πιο σημαντικές πληροφορίες προς το παρόν, όπως: όνομα, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας και όνομα και ηλικία των παιδιών. Στη συνέχεια, τα δεδομένα αυτά μπορούν να μεταφερθούν σε ένα κτηματολογικό αρχείο από έναν εθελοντή ή μέλος του προσωπικού του γραφείου. Αυτό θα κάνει την εκκλησία να μην ενοχλεί τους ανθρώπους που έρχονται σε αυτήν για πρώτη φορά. Μπορεί να είναι μια καλή επιλογή να ζητήσετε πλήρεις πληροφορίες ή να υποβάλετε το έντυπο εγγραφής όταν παρακολουθείτε μαθήματα ή εκφράζετε ενδιαφέρον για συμμετοχή στην εκκλησία.
-
Επιλέξτε έναν υπεύθυνο για τη συντήρηση της βάσης δεδομένων. Δεν είναι περίπλοκο καθήκον, αλλά απαιτεί συνεχή προσοχή. Οι άνθρωποι μπορούν να αλλάξουν διευθύνσεις, να αλλάξουν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να πάρουν νέα μαθήματα ή να λάβουν μέρος σε νέα υπουργεία. Κάποιος πρέπει να έχει την αποστολή να προσθέσει τους ανθρώπους που έρχονται και να αναπτύξει τρόπους, όπως οι έρευνες που γίνονται κάθε τρίμηνο, για να ενημερώσουν τις πληροφορίες σχετικά με το διακριτικό με κάποια συχνότητα.
-
Αναζητήστε ένα κανάλι διανομής, δηλαδή, σκεφτείτε τι μέσο θα χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τα αρχεία σας διαθέσιμα. Αυτό μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους που χρησιμοποιούνται ξεχωριστά ή σε συνδυασμό. Μπορείτε να τοποθετήσετε τα μάρκες σε ένα γραφείο πληροφοριών, να τα παραδώσετε στα μαθήματα ή να τα τοποθετήσετε στην ιστοσελίδα της εκκλησίας. Είναι σημαντικό να καθορίσουμε τη μέθοδο της αποκάλυψης και να ανακοινώσουμε αυτή τη δραστηριότητα, εκτός από την υπενθύμιση στην εκκλησία για αυτό.
-
Ορίστε πού θα αποθηκεύονται τα αρχεία μελών των μελών για την προστασία των προσωπικών πληροφοριών των συμμετεχόντων. Ένα κινητό ως αρχείο, που διατηρείται κλειδωμένο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με αυτή τη λειτουργία. Εάν οι πληροφορίες αποθηκεύονται ηλεκτρονικά, βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής είναι προστατευμένος με κωδικό πρόσβασης. Ας πληροφορήσουμε ότι η πληροφορία θα είναι ασφαλής και ποιος θα έχει πρόσβαση σε αυτήν.