Περιεχόμενο
Ένας ρεσεψιονίστ είναι συνήθως το πρώτο πρόσωπο που βλέπετε όταν εισέρχεστε σε περιβάλλον γραφείου. Ο πρωταρχικός του ρόλος σε οποιονδήποτε οργανισμό, είτε πρόκειται για δημόσιο, ιδιωτικό είτε για εθελοντικό τομέα, είναι να εκπροσωπεί επαγγελματικά τον οργανισμό για τους επισκέπτες, παρέχοντας επίσης στήριξη σε επίπεδο εισόδου με διοικητικά καθήκοντα, προγραμματισμό και άλλα καθήκοντα. Οι ρεσεψιονίστ μπορούν να παραμείνουν στη λειτουργία διοικητικής υποστήριξης ή να έχουν πρόσφατα αποφοιτήσει από το κολλέγιο, πρόθυμοι να μάθουν για την εσωτερική λειτουργία της εταιρείας στην οποία ενδιαφέρονται.
Διοικητικό
Ένας από τους στόχους ενός ρεσεψιονίστ είναι να υποστηρίξει τη διοικητική λειτουργία μιας επιχείρησης. Αντιγραφή, αρχειοθέτηση και προετοιμασία εγγράφων, καθώς και οργάνωση αναλώσιμων γραφείου και παροχή των βασικών προμηθειών στους ανωτέρους σας. Επίσης, χειρίζεται το εισερχόμενο και εξερχόμενο ταχυδρομείο.
Εξυπηρέτηση πελατών
Ο κύριος σκοπός αυτού του επαγγέλματος είναι η εξυπηρέτηση πελατών. Ένας ρεσεψιονίστ απαντά στο τηλέφωνο με ένα φιλικό, επαγγελματικό χαιρετισμό και κατευθύνει τις κλήσεις στα εσωτερικά μέρη. Η απάντηση σε γενικές ερωτήσεις πελατών και δυνητικών πελατών σχετικά με τις ώρες λειτουργίας, τα διαθέσιμα προϊόντα, τις υπηρεσίες και τις αμοιβές εμπίπτουν επίσης στο πεδίο των καθηκόντων του ρεσεψιονίστ.
Διαχείριση Ραντεβού
Ένας άλλος στόχος ενός ρεσεψιονίστ είναι να διαχειριστεί τον προγραμματισμό για την εταιρεία. Διαχειρίζεται το πρόγραμμα ραντεβού, συμπεριλαμβανομένων νέων κρατήσεων, ακυρώσεων και αλλαγών στα ραντεβού. Έχοντας καλές οργανωτικές δεξιότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια είναι απαραίτητες δεξιότητες για αυτόν τον επαγγελματία.
Άλλες εργασίες
Η προετοιμασία καφέ γραφείου, σνακ και σνακ για συναντήσεις και κλήσεις προς τα μέλη της ομάδας αποτελούν παραδείγματα άλλων καθηκόντων ρεσεψιονίστ. Σε ορισμένα γραφεία, οι ρεσεψιονίστ συγκεντρώνουν κεφάλαια για την κοινωνική επιτροπή, παραδίδουν εισιτήρια στάθμευσης και ταχυδρομούν το πρωί.