Πώς προειδοποιείτε προφορικά έναν υπάλληλο

Περιεχόμενο

• Οδηγίες
• Τι χρειάζεστε

Ως επόπτης ή διευθυντής, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να προγραμματίσετε συναντήσεις με τους υπαλλήλους, είτε θετικές είτε αρνητικές. Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να ασχοληθείτε με μικρά θέματα με τους υπαλλήλους είναι να πραγματοποιήσετε μια προειδοποιητική συνάντηση μαζί τους. Η προφορική προειδοποίηση δείχνει στον υπάλληλο ότι ορισμένοι αγωγοί πρέπει να αλλάξουν, αλλά χωρίς απειλές απόλυσης. Ο καλύτερος τρόπος είναι να ενεργήσετε με τον πιο θετικό και ενθαρρυντικό τρόπο, δίνοντας στον εργαζόμενο σας την ευκαιρία να διορθώσει τα λάθη που μπορεί να σας βλάψουν.

Οδηγίες

Οι προφορικές προειδοποιήσεις θα πρέπει να γίνονται ιδιωτικά και, ει δυνατόν, με έναν άλλο επιβλέποντα ως μάρτυρα (Polka Dot Images / Polka Dot / Getty Images)

1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει αν όλα τα γραφικά του HR είναι εντάξει. Όλα τα έντυπα πρέπει να συμπληρώνονται με τις σωστές πληροφορίες και να τεκμηριώνονται σωστά στα αρχεία του υπαλλήλου.

2. Είναι καλό να μην αφήσετε άλλους υπαλλήλους να γνωρίζουν ότι χρειάζεστε μια συνάντηση μόνο με έναν υπάλληλο. Καλέστε ή στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπάλληλο για να κανονίσετε μια συνάντηση σε κατάλληλη ώρα για τον ίδιο και την εταιρεία, εκτός από την ώρα αιχμής ή κατά την ώρα αιχμής το πρωί ή κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού γεύματος ή του χρόνου διακοπής . Ο καλύτερος χρόνος για να συναντηθεί με τον υπάλληλο είναι όσο το δυνατόν αργότερα, στο τέλος της ημέρας ή κοντά στον χρόνο διάλειμμα. Αυτό θα δώσει στον υπάλληλο χρόνο να σκέφτεται και να αναπτύξει ένα σχέδιο για την επίλυση προβλημάτων.

   
   

3. Πάρτε όλα τα στοιχεία της λίστας "Τι χρειάζεστε" μαζί σας στη συνάντηση (ή αφήστε τα στο γραφείο σας). Αφήστε κατά μέρος λίγα λεπτά πριν οργανώσετε τις σκέψεις σας και πραγματοποιήστε σωστά τη συνεδρίαση.

4. Ξεκινήστε τη συνάντηση ζητώντας από τον υπάλληλο πώς είναι, οπότε θα γνωρίζει ότι τον νοιάζετε.

5. Εάν ο εργαζόμενος έχει ιδιότητες, αναφέρετε πρώτα. Οι εργαζόμενοι θέλουν να ακούσουν τις φιλοφρονήσεις για τη στάση τους, παρόλο που πρέπει να πείτε ότι κάνουν λάθη ή δρουν εσφαλμένα.

6. Ας μάθει ο υπάλληλος ότι αν και κάνει καλά από ορισμένες απόψεις, κάνει κακώς σε άλλους. Δώστε αντίγραφο της προειδοποίησης σε αυτόν, εξηγώντας τον λόγο, το μήκος της προειδοποίησης και τις συνέπειες της μη συμμόρφωσης με τους κανόνες της εταιρείας.

7. Απαντήστε όσο το δυνατόν ειλικρινώς και υπομονετικά σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχει ο υπάλληλος.

8. Στο τέλος της συζήτησης, επαίνεσε τον υπάλληλό σου. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να αντισταθμίσετε ένα μικρό χαρούμενο μήνυμα. Λέγοντας την αλήθεια έχει τη θετική και αρνητική πλευρά της, έτσι πρέπει να βρείτε ένα μεσαίο έδαφος.

   
   

Τι χρειάζεστε

• Δύο αντίγραφα προειδοποιητικού εντύπου (ζητήστε από τον διευθυντή ή το τμήμα HR να σας παράσχει τα απαραίτητα έγγραφα)
• Μολύβι
• Φορητό υπολογιστή
• Σχολιασμοί που σχετίζονται με τον εργαζόμενο, όπως σημείο εργασίας ή αρχειοθετημένες παρατηρήσεις
• Μερικά στοιχεία που επικυρώνουν την προειδοποίηση