Περιεχόμενο
- Επισημάνετε τις βασικές ανησυχίες
- Δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα
- Αποφύγετε συναισθηματικές φράσεις
- Προτείνετε βελτιώσεις
Δεν έχει σημασία αν εργάζεστε σε εταιρικό ή λιανικό περιβάλλον, εάν υπάρχουν ανησυχίες για την εργασία σας, πρέπει να τους ενημερώσετε το αφεντικό σας. Η εμφάνιση των ανησυχιών σας μέσω μιας επιστολής επιτρέπει στο αφεντικό σας να καταλάβει ακριβώς τι συμβαίνει χωρίς να αφήσει περιθώριο για παρερμηνεία, καθώς όλες οι σκέψεις και οι ιδέες σας θα εκφραστούν με σαφήνεια. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε ορισμένες οδηγίες για να διασφαλίσετε ότι οι ανησυχίες σας αντιμετωπίζονται με επαγγελματικό τρόπο.
Επισημάνετε τις βασικές ανησυχίες
Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής, εξηγήστε ακριβώς γιατί επικοινωνείτε με το αφεντικό σας. Χρησιμοποιήστε τις δύο πρώτες προτάσεις για να σας ενημερώσουμε σχετικά με τις εργασιακές ανησυχίες και να ακολουθήσετε μια άμεση εξήγηση του τι σας ενοχλεί. Σε αυτήν την αρχή, είναι σημαντικό να επισημάνουμε τους κύριους λόγους ανησυχίας. Για παράδειγμα:
"Γεια σας, κύριε Σμιθ. Γράφω γιατί έχω αρκετές αποθαρρυντικές ανησυχίες σχετικά με την εργασία τοπίου που έχει ανατεθεί στο τμήμα μου. Σε όλες τις παρατηρήσεις μου, παρατήρησα πολύ κουρασμένους υπαλλήλους που έφτασαν μετά από ώρες και χειρίζονταν μηχανές μη επαγγελματικά."
Δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα
Αφού εξηγηθεί ο σκοπός της επιστολής, ερευνήστε την κατάσταση παρέχοντας συγκεκριμένα παραδείγματα. Αυτό θα σας δώσει μια σαφή κατανόηση της κατάστασης και θα μειώσει την πιθανότητα η επιστολή σας να περάσει απαρατήρητη. Για παράδειγμα:
"Την 1η Μαρτίου 2011, ο Jason S. Masters έφτασε στο χώρο εργασίας στις 10:45 π.μ., μιάμιση ώρα μετά την ώρα άφιξής του. Κατά την άφιξή του, φάνηκε να είναι υπερβολικά κουρασμένος και άρχισε να χειρίζεται τα μηχανήματα χωρίς να εκτελεί το Το απόγευμα, παρατήρησα αρκετούς υπαλλήλους να εργάζονται με βαριά μηχανήματα χωρίς να φορούν κράνη ή να χρησιμοποιούν προφυλάξεις ασφαλείας ".
Αποφύγετε συναισθηματικές φράσεις
Κατά την παραγωγή της επιστολής, μην γίνετε υπερβολικά συναισθηματικοί, καθώς αυτό τείνει να μειώσει τον επαγγελματισμό και τη νομιμότητα της επιστολής. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι οδηγίες βασίζονται σε γεγονότα και απαλλαγμένες από συναισθηματικούς τόνους. Ο σκοπός της επιστολής είναι να παράσχει στο αφεντικό σας τις απαραίτητες πληροφορίες για να περιγράψει τις ακριβείς αιτίες της ανησυχίας, ώστε να μπορεί να αναλάβει δράση εάν το κρίνει απαραίτητο.
Προτείνετε βελτιώσεις
Στο τέλος της επιστολής, κάντε προτάσεις σχετικά με τις ανησυχίες σας. Βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά προτάσεις και όχι απαιτήσεις. Πριν από την πρόταση, χρησιμοποιήστε φράσεις όπως "Πιστεύετε ότι θα ήταν καλύτερο ..." ή "Ίσως θα ήταν χρήσιμο ...". Χρησιμοποιήστε αυτό το μέρος της επιστολής για να παρουσιάσετε τις ιδέες σας και να το τερματίσετε με ένα αίτημα συνάντησης, ώστε να μπορείτε να συζητήσετε τις ανησυχίες σας και να ανταλλάξετε ιδέες για να διορθώσετε τυχόν άλλα προβλήματα.