Περιεχόμενο
Οι επιστολές πελατών ακολουθούν γενικά συγκεκριμένες μορφές και φαίνονται καλά σχεδιασμένες και επαγγελματικές. Έχουν στοιχεία που είναι καθολικά, όπως χαιρετισμούς και κλείσιμο. Εκείνοι που μιλούν για τις διαδικασίες χρέωσης περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές πληρωμής μιας εταιρείας και περιγράφουν πώς οι πελάτες πρέπει να πληρώνουν τους λογαριασμούς τους. Οι αλλαγές σε αυτές τις πολιτικές πρέπει να κοινοποιούνται με επιστολή που αποστέλλεται ταχυδρομικώς στον πελάτη, ενημερώνοντάς τους γραπτώς για τις αλλαγές που έχουν συμβεί.
Ανοιγμα
Το άνοιγμα της επιστολής περιέχει την ημερομηνία σύνταξής του, τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη και ένα χαιρετισμό. Το τμήμα της επιστολής με το χαιρετισμό "Αγαπητέ πελάτη" θα γραφτεί σε διπλό χώρο κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη. Ο χαιρετισμός απευθύνεται στον πελάτη σωστά με τίτλους όπως ο κ. Ή η κα και το επώνυμο.
Σκοπός της επιστολής
Η παράγραφος σκοπού ενημερώνει τον πελάτη σας ότι γράφετε για να τους ενημερώσετε ότι θα πραγματοποιηθούν αλλαγές στο σύστημα χρέωσης. Αυτή η παράγραφος θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει εγγυήσεις ότι αυτή η επιστολή δεν αποτελεί λογαριασμό συλλογής.
Επιδράσεις στον καταναλωτή
Η παράγραφος εφέ είναι αναλυτική και απαριθμεί τους τρόπους με τους οποίους οι αλλαγές που εφαρμόζει η εταιρεία σας θα επηρεάσουν τον πελάτη. Αυτά τα εφέ ενδέχεται να περιλαμβάνουν μια νέα διεύθυνση χρέωσης στην οποία θα αποστέλλονται οι πληρωμές ή νέες ημερομηνίες χρέωσης. Αυτές οι αλλαγές πρέπει να γράφονται θετικά και υπέρ του πελάτη. Κάθε αλλαγή πρέπει να περιγράφεται ως όφελος τόσο για τον πελάτη όσο και για την εταιρεία σας.
Κλείσιμο
Η ενότητα κλεισίματος πρέπει να περιλαμβάνει τη δήλωση κλεισίματος προς τον πελάτη, όπως "Ευχαριστώ για την προστασία σας", "Ειλικρινά" ή ένα απλό "Ευχαριστώ". Θα περιλαμβάνει το όνομα που έχετε πληκτρολογήσει, την υπογραφή και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί μια διεύθυνση email για να επικοινωνήσουν οι πελάτες μαζί σας εάν έχουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις.