Περιεχόμενο
- Κεφαλίδα και κλείσιμο
- Στυλ κειμένου σώματος
- Τεχνικές διαφορές στη μορφή
- Σημαντικές ερωτήσεις σχετικά με τη μετάφραση
Οι διαφορές μεταξύ επιχειρηματικών επιστολών και λιγότερο επίσημων ή προσωπικών επιστολών, μπορούν να βρεθούν και στις δύο δομές της καθεμιάς. Οι άτυπες προσωπικές επιστολές επιτρέπουν τη διακριτική ευχέρεια του αποστολέα σε σχέση με τη διάθεση των στοιχείων και άλλων στοιχείων της επιστολής. Από την άλλη πλευρά, οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει να ακολουθούν αυστηρά πρότυπα για το στυλ και τη φόρμα. Τα βασικά στοιχεία, όπως η διάταξη, η δομή των παραγράφων και η τεχνική μορφοποίηση, διακρίνουν μια κατάλληλη επιχειρηματική επιστολή από μια άτυπη επιστολή.
Κεφαλίδα και κλείσιμο
Η κεφαλίδα μιας επαγγελματικής επιστολής πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση και την ημερομηνία του αποστολέα. Δικαιολογήστε την κεφαλίδα στο αριστερό περιθώριο και επιλέξτε ένα μόνο διάστημα για τις πληροφορίες. Τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη πρέπει να διαχωριστούν από την κεφαλίδα με ένα μόνο διάστημα και να περιλαμβάνουν το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη, συμπεριλαμβανομένου του ταχυδρομικού κώδικα. Ένα άτομο που γράφει ένα άτυπο γράμμα μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει μόνο έναν χαιρετισμό στην κεφαλίδα της επιστολής. Το κλείσιμο μιας επαγγελματικής επιστολής απαιτεί έναν αποχαιρετισμό και μια υπογραφή. Συχνά, μια επαγγελματική επιστολή θα περιλαμβάνει την υπογραφή, καθώς και το όνομα του αποστολέα που πληκτρολογείται κάτω από αυτήν και τυχόν διαπιστευτήρια ή τίτλους που κατέχει ο συγγραφέας. Χρησιμοποιήστε τέσσερα κενά μεταξύ του αποχαιρετισμού και του ονόματος που πληκτρολογήσατε για τη χειρόγραφη υπογραφή. Το όνομα του αποστολέα και ένας λιγότερο επίσημος χαιρετισμός αρκεί όταν λήξει μια προσωπική επιστολή.
Στυλ κειμένου σώματος
Οι προσωπικές επιστολές άτυπου χαρακτήρα μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωρίς τους στυλιστικούς περιορισμούς μιας επαγγελματικής επιστολής. Ο αποστολέας μπορεί να επιλέξει ένα στυλ ή έναν τόνο για να ταιριάζει με τα κανονικά χαρακτηριστικά της αλληλεπίδρασης με τον παραλήπτη. Σε μια επαγγελματική επιστολή, το στυλ πρέπει να είναι σύμφωνο με την πρόθεση της επιστολής. Οι επαγγελματικές επιστολές που έχουν σχεδιαστεί για να εξοικειώσουν τον παραλήπτη με τον αποστολέα ή τις επιχειρηματικές υπηρεσίες πρέπει να ξεκινούν με μια εισαγωγή. Ο αποστολέας πρέπει στη συνέχεια να χρησιμοποιήσει το υπόλοιπο κειμένου για να ενημερώσει τον παραλήπτη σχετικά με την πρόθεση της επιστολής ή το αίτημα για δράση. Για παράδειγμα, μια επιστολή πωλήσεων θα πρέπει να εισαγάγει τον πωλητή και το προϊόν, να κατευθύνει τον τρόπο με τον οποίο το προϊόν θα εξυπηρετήσει τον παραλήπτη και, τελικά, να καλέσει τον αναγνώστη σε δράση - για να αγοράσει το προϊόν ή την υπηρεσία.
Τεχνικές διαφορές στη μορφή
Τα τυπικά τεχνικά πρότυπα για επαγγελματικά γράμματα περιλαμβάνουν περιθώρια 2 cm στις πλευρές με χώρο 2,5 cm στο πάνω και κάτω μέρος της σελίδας. Οι ημερομηνίες της επιστολής της επιχείρησης πρέπει να είναι γραμμένες, να μην συντομεύονται και να περιλαμβάνουν το μήνα, την ημέρα και το έτος. Οι αποστολείς πρέπει να χρησιμοποιούν τους κατάλληλους τίτλους με επαγγελματικές επιστολές, αλλά να αποφεύγουν τις απολύσεις. Το πλήρες όνομα του παραλήπτη πρέπει να εμφανίζεται στον χαιρετισμό, με άνω και κάτω τελεία σε μια επαγγελματική επιστολή. Το προσωπικό γράμμα μπορεί να περιλαμβάνει ένα όνομα ή τίτλο και επώνυμο ακολουθούμενο από κόμμα. Πρέπει να υπάρχει κενό μεταξύ του τίτλου, των στοιχείων επικοινωνίας για τον συγγραφέα και του εναρκτήριου χαιρετισμού. Ένα κενό είναι επίσης στάνταρ μεταξύ του χαιρετισμού και καθεμίας από τις παραγράφους στο σώμα του γράμματος. Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές serif 12 σημείων, όπως το Times New Roman, σε ένα επαγγελματικό γράμμα και σε απόσταση μεταξύ των κειμένων. Οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει πάντα να δακτυλογραφούνται, αλλά η δημιουργία τους χειρόγραφη προσθέτει μια προσωπική πινελιά.
Σημαντικές ερωτήσεις σχετικά με τη μετάφραση
Μετά το κλείσιμο, οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει να περιέχουν κατάλληλες αναρτήσεις, όπως η έκδοση αντιγράφων. Το "cc:" σημαίνει ότι η επιστολή προωθήθηκε και σε άλλα άτομα. Η μετάφραση είναι επίσης το κατάλληλο μέρος για τη σημείωση του υλικού που περιλαμβάνεται σε μια επαγγελματική επιστολή. Το συνοδευτικό έγγραφο πρέπει να αναφέρεται ως στοιχεία που περιλαμβάνονται μετά την υπογραφή κλεισίματος, με τον αριθμό και τη φύση του μοτίβου κουτιού σε μια επαγγελματική επιστολή.