Περιεχόμενο
Η οργάνωση των φακέλων δεν θα βοηθήσει στην οργάνωση, εάν οι φάκελοι δεν ήταν οργανωμένοι στο παρελθόν. Η τοποθέτηση εντυπωσιακών ετικετών σε αρχεία είναι ζωτικής σημασίας για την ύπαρξη ενός εύχρηστου αρχείου, επομένως η σωστή προσθήκη ετικετών είναι κρίσιμη. Οι δακτυλογραφημένες ετικέτες θα είναι ευανάγνωστες με μια ματιά. Οι φάκελοι που πωλούνται στα καταστήματα ειδών γραφείου συνήθως έρχονται με το δικό τους διάτρητο φύλλο ετικετών, ωστόσο, είναι πιο εύκολο να πληκτρολογήσετε και να κόψετε τις δικές σας ετικέτες.
Βήμα 1
Μετρήστε το ύψος και το πλάτος μιας μεμονωμένης ετικέτας στο διάτρητο φύλλο ή σε ένα φύλλο ετικετών. Εάν χρησιμοποιείτε διάτρητο φύλλο, μετρήστε ολόκληρο το διάτρητο κουτί, συμπεριλαμβανομένου του τμήματος που θα διπλωθεί προς τα κάτω, σχηματίζοντας το πίσω μέρος της ετικέτας.
Βήμα 2
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στο πρόγραμμα, όπως Microsoft Excel, MS Word ή Open Office. Εισαγάγετε έναν πίνακα. Για Excel ή άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων, ανοίξτε ένα νέο έγγραφο χωρίς να εισαγάγετε τίποτα, καθώς έχουν ήδη κελιά στο έγγραφο. Εάν χρησιμοποιείτε τα αυτοκόλλητα για την ετικέτα, ανατρέξτε στο φύλλο αυτοκόλλητων ετικετών για να ελέγξετε τα περιθώρια. Αυτό είναι πολύ σημαντικό για την ευθυγράμμιση του κειμένου. Μετρήστε αυτά τα περιθώρια και στις τέσσερις πλευρές. Στη συνέχεια, ορίστε τα περιθώρια του εγγράφου ώστε να ταιριάζουν ακριβώς με αυτά. Εάν οι σελίδες που θέλετε να εκτυπώσετε δεν έχουν περιθώρια, ορίστε όλες σε "μηδέν".
Βήμα 3
Κάντε το μέγεθος του κελιού ίσο με το μέγεθος των ετικετών, οι οποίες έχουν ήδη μετρηθεί. Εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε στα κελιά. Τα μικρότερα πρότυπα φακέλων θα έχουν μόνο μία στήλη διάτρητων ετικετών και όχι ολόκληρης της σελίδας. Εάν υπάρχει μόνο μία στήλη, χρησιμοποιήστε την πρώτη στήλη των κελιών για να πληκτρολογήσετε τις ετικέτες. Χρησιμοποιήστε μια έντονη γραμματοσειρά για καλύτερη ανάγνωση.
Βήμα 4
Ελέγξτε τα μεγέθη και τα περιθώρια του κελιού και μετά κάντε μια δοκιμαστική εκτύπωση, εκτυπώνοντας τις ετικέτες σε απλό χαρτί. Τοποθετήστε αυτό το φύλλο δοκιμής στο πάνω μέρος του φύλλου με τις ετικέτες, για να επιβεβαιώσετε την ευθυγράμμιση με τα αυτοκόλλητα ή τους διάτρητους χώρους. Προσαρμόστε ανάλογα τα περιθώρια και τα μεγέθη των κελιών σας και εκτυπώστε ξανά, εάν δεν υπάρχει ομοιότητα.
Βήμα 5
Τοποθετήστε το φύλλο ετικέτας που συνοδεύει τον φάκελο αρχείων στον εκτυπωτή. Βεβαιωθείτε ότι η σελίδα είναι στη σωστή θέση. Αυτό θα εξαρτηθεί από τον τύπο του εκτυπωτή, οπότε φροντίστε να το ελέγξετε πρώτα. Κάντε μια δοκιμαστική εκτύπωση για να δείτε ποια πλευρά είναι "πάνω".
Βήμα 6
Τοποθετήστε τις ετικέτες με τρύπες στους σωστούς χώρους στους φακέλους ή κολλήστε τα αυτοκόλλητα στις καθορισμένες θέσεις τους.