Περιεχόμενο
Πώς να γράψετε μια διοικητική επιστολή. Στον επιχειρηματικό κόσμο, οι επιστολές δεν είναι απλά ένας τρόπος επικοινωνίας με άλλους οργανισμούς, εταιρείες ή προοπτικές. είναι ένας τρόπος να εκπροσωπήσετε την εταιρεία σας και να ενημερώσετε τους άλλους για την ποιότητα της υπηρεσίας ή του προϊόντος σας. Κάνοντας το καλύτερο της εταιρείας σας είναι επιτακτική κατά τη σύνταξη μιας διοικητικής επιστολής.
Οδηγίες
-
Διαμορφώστε το γράμμα επαγγελματικά. Συμπεριλάβετε την επαγγελματική διεύθυνση εάν η επιστολή αποτελεί μέρος επίσημης δήλωσης. Στο επάνω μέρος του γράμματος, κάτω από την ημερομηνία, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση και τη θέση σας, αν είναι απαραίτητο.
Ξεκινήστε με την αναγνώριση της εταιρείας, με το όνομα και τη διεύθυνση. (εικόνα της επιχείρησης Peter Hires Images από Fotolia.com)
-
Καταχωρίστε τη διεύθυνση του παραλήπτη. Εξατομικεύστε, αν είναι δυνατόν. Για παράδειγμα, εάν γράφετε για ένα συγκεκριμένο τμήμα, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεται η επιστολή. Εναλλακτικά, αναφέρετε το ίδιο το τμήμα εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου.
Προσαρμόστε τον παραλήπτη, ει δυνατόν. (Εικόνα επιχείρησης από το Rhodan από την Fotolia.com)
-
Φτάστε στο σημείο. Στην επιχειρηματική γραφή, είναι πιθανό ο αναγνώστης να κάνει καλύτερα πράγματα από την ανάγνωση παραγράφων κειμένων που δεν είναι ζωτικής σημασίας. Εξηγήστε τον σκοπό της επιστολής σας και παρουσιάστε τα γεγονότα. Αποφύγετε να γράφετε άνθη, γεγονός που μειώνει τον σκοπό του γράμματος.
Βεβαιωθείτε. (εικόνα πληκτρολογίου από carol lynch από Fotolia.com)
-
Γράψτε σε ένα επαγγελματικό επιχειρηματικό ύφος, αλλά μην χρησιμοποιείτε δύσκολες λέξεις που ο αναγνώστης θα πρέπει να αναζητήσει στο λεξικό. Διατηρήστε τη διατύπωσή σας απλή και περιγραφική. Πρόθεσή του είναι να σας κάνει να κατανοήσετε το θέμα, μην τον εντυπωσιάσετε με το λεξιλόγιό σας.
Γράψτε με την επαγγελματική γλώσσα, αλλά με σαφήνεια. (γυναίκα γράφει εικόνα από jimcox40 από Fotolia.com)
-
Να είστε ευγενικοί. Τα γραπτά που ερεθίζουν ή αντιμετωπίζουν είναι συνήθως αντιπαραγωγικά για την επίτευξη των στόχων τους. Επιπλέον, μια επιχειρηματολογική επιστολή μπορεί να αντιστραφεί και να χρησιμοποιηθεί αργότερα εναντίον σας.
Να είστε ευγενικοί. (η εικόνα στυλό του Andrey Rakhmatullin από την Fotolia.com)
-
Ελέγξτε την επιστολή σας πριν την αποστείλετε για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα γραμματικής ή λέξεις με λάθος λέξεις.
Ελέγξτε τα γράμματα για να διορθώσετε τυχόν λάθη. (γυαλιά στην εικόνα χαρτιού από Έλενα Βδοβίνα από την Fotolia.com)