Περιεχόμενο
- Να είναι άμεση
- Επιλέξτε το σωστό θέμα
- Ελέγξτε την ορθογραφία σας
- Να είστε ευγενικοί
- Συζητήστε λεπτομέρειες συνάντησης
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει το προτιμώμενο μέσο επικοινωνίας στον επιχειρηματικό κόσμο. Είναι γρήγορη, αξιόπιστη και χρησιμεύει ως γραπτή τεκμηρίωση των πραγματοποιούμενων συναλλαγών. Εντούτοις, τα inbox μερικές φορές πλημμυρίζουν με ανεπιθύμητα μηνύματα, οπότε είναι σημαντικό να κάνετε τα μηνύματά σας να ξεχωρίζουν από τόσους πολλούς άλλους, ειδικά αν προσπαθείτε να οργανώσετε μια συνάντηση με κάποιον για πρώτη φορά.
Να είναι άμεση
Να είστε όσο το δυνατόν πιο άμεσος τη στιγμή που γράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, ει δυνατόν, να το στείλετε απευθείας στο άτομο με το οποίο θέλετε να συναντήσετε και όχι στα εισερχόμενα που μοιράζονται το τμήμα. Εάν αυτό είναι αναπόφευκτο, τοποθετήστε το πεδίο "θέμα" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον οποίο απευθύνεται. Στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο. εξηγήστε το λόγο της συνάντησης και ρωτήστε για τη διαθεσιμότητα του ατόμου για να συναντηθεί μαζί σας. Αν παίρνετε κάποιον άλλο στη συνάντηση, ενημερώστε τον στο email. Εξηγήστε τι έχετε κάνει με τη συνάντηση. Για παράδειγμα, λέτε ότι θέλετε να πείτε τους στόχους πωλήσεων ή ποιος θα αντικαταστήσει τον João da Silva στη λογιστική.
Επιλέξτε το σωστό θέμα
Το πεδίο "θέμα" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει το άτομο και συνήθως καθορίζει εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ανοίξει ή όχι. Επομένως, είναι σημαντικό το πεδίο αυτό να μην είναι πολύ μεγάλο. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να είναι σύντομα και απλά - μπορείτε πάντα να συζητήσετε περισσότερες λεπτομέρειες στα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν επιβεβαιωθεί η σύσκεψη.
Ελέγξτε την ορθογραφία σας
Δεν υπάρχει ποτέ πάρα πολύ για να ενισχυθεί αυτή η συμβουλή: Τίποτα δεν είναι χειρότερο για μια πρώτη εντύπωση από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συχνά ορθογραφικά λάθη, γραμματική και στίξη. Αυτά τα σφάλματα καθιστούν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο εμφάνιση κάποιου είδους spam και αυξάνουν τις πιθανότητες να σταλούν στον κάδο απορριμμάτων. Ο πιο προσεκτικός έλεγχος πριν από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αποτρέψει πολλούς πονοκεφάλους. Το ιδανικό είναι να ζητήσετε από κάποιον άλλο να το διαβάσει και να ελέγξει αυτό το είδος σφάλματος εάν ο παραλήπτης είναι ένας πολύ σημαντικός πελάτης.
Να είστε ευγενικοί
Η αίτηση συνάντησης με κάποιον αφορά τις πρώτες εντυπώσεις. Αν είναι η πρώτη φορά που επικοινωνείτε με το άτομο, χρησιμοποιήστε τις πιο μορφωμένες γλώσσες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Διατηρήστε το επώνυμο και χρησιμοποιήστε πάντα τίτλους όπως ο κ. Ή η κυρία. Σε ένα πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην χρησιμοποιείτε ποτέ "Hello" ως χαιρετισμό. αυτό σας κάνει να φαίνεστε αντιεπαγγελματική. Στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βάζετε πάντα "Ευχαριστώ", "Χαιρετισμοί" ή "Χαιρετισμοί". Οι ευχαριστίες είναι πάντα κατάλληλες στην αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συζητήστε λεπτομέρειες συνάντησης
Με email, ορίστε την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης σαν να το κάνατε με γράμμα. Καταστήστε σαφές πότε θα βρίσκεστε κοντά στον παραλήπτη. για παράδειγμα, πείτε σε ποιες ημερομηνίες θα βρίσκεστε στην πόλη του παραλήπτη. Να είστε σαφείς σχετικά με το τι θέλετε να συζητήσετε. Για παράδειγμα, λέγοντας ότι θέλετε να μιλήσετε για "πωλήσεις χλοοκοπτικών στο δεύτερο τρίμηνο του έτους", δίνει στον αποδέκτη μια καλύτερη ιδέα για το τι θα συζητηθεί παρά για μια απλή "Πωλήσεις".