Περιεχόμενο
Μια περιγραφική επιστολή είναι χρήσιμη όταν προσπαθείτε να αποκτήσετε εργασία, να διατηρήσετε επαφή με έναν φίλο ή έναν συνάδελφο ή να απευθυνθείτε σε έναν συνάδελφο, στην κοινότητα ή στον πελάτη. Η μάθηση για να γράψετε μια σύντομη επιστολή θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις δεξιότητες επικοινωνίας και να εξασφαλίσετε την καλή θέληση του αναγνώστη. Λάβετε μερικά συγκεκριμένα βήματα για να διασφαλίσετε ότι η επιστολή είναι λεπτομερής, συνοπτική και εύκολη στην ανάγνωση.
Οδηγίες
-
Ξεκινήστε με ένα κατάλληλο χαιρετισμό. Μπορεί να περιλαμβάνει "Γλυκό", "Καλημέρα" ή "Καλησπέρα".
Ένας χαιρετισμός βοηθά να αρπάξει την προσοχή του αναγνώστη με θετικό τρόπο. Επικεντρώνει τον αναγνώστη στη φωνή σας πριν απελευθερώσει το περιεχόμενο του μηνύματος, αποφεύγοντας την επίδραση της διακοπής που μπορεί να συμβεί σε μια επιστολή χωρίς χαιρετισμό.
-
Εισαγάγετε το θέμα της επιστολής με μια γενική φράση. Παραδείγματος χάριν: "Τον τελευταίο καιρό, ο καιρός στο Σάο Πάολο ήταν ζεστός και πολύ αέρας. Φαίνεται ότι έρχεται η άνοιξη".
Έχετε ένα λεξικό στο χέρι και κοιτάξτε οποιαδήποτε λέξη έχετε ερωτήσεις. Πολλή εξάρτηση από την αυτόματη διόρθωση μπορεί να είναι επιζήμια για το γράμμα, δεδομένου ότι το λογισμικό δεν θα εντοπίσει όλα τα λάθη ή κακή χρήση λέξεων.
-
Μετακινηθείτε στο σώμα της κάρτας και συμπεριλάβετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Αυτές οι λεπτομέρειες είναι λέξεις και φράσεις που προσελκύουν τις πέντε αισθήσεις - αφή, γεύση, οσμή, όραση και ακοή. Αυτές οι συγκεκριμένες λέξεις βοηθούν τον αναγνώστη να απεικονίσει και να βιώσει τις λεπτομέρειες της επιστολής.
Για παράδειγμα, μια περιγραφική φράση που χρησιμοποιεί αισθητικές λεπτομέρειες μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Το κλίμα στο νότιο τμήμα του Ρίο ντε Τζανέιρο είναι όμορφο αυτή τη στιγμή του χρόνου. Ο ήλιος θερμαίνεται σε θερμοκρασία 30 ˚C και οι παλάμες είναι ζωντανές και κουνώντας τα φύλλα με τον άνεμο. Κοιτάζω έξω το παράθυρο κάθε μέρα και σκέφτομαι πόσο τυχερός είμαι να δω αυτό το καθαρό κλίμα και τα τροπικά φυτά. "
Η χρήση αυτής της περιγραφής δίνει στον αναγνώστη κάτι που να απεικονίζει κατά την ανάγνωση, σε αντίθεση με φράσεις όπως «Ο χρόνος είναι καλός», ο οποίος δεν παράγει εικόνα λόγω αφαίρεσης.
-
Κλείστε το γράμμα με μια θετική δήλωση. Για παράδειγμα, "Περιμένω να σας ακούσω σύντομα" ή "Ελπίζω ότι όλα είναι εντάξει μαζί σας" ή "Έχετε μια υπέροχη εβδομάδα και ας μιλήσουμε ο ένας στον άλλο". Κλείνοντας τη φράση με κάτι χαριτωμένο βοηθά τον αναγνώστη να είναι ικανοποιημένος με το συμπέρασμα. Αν η επιστολή τερματιστεί απότομα, ο αναγνώστης μπορεί να αισθάνεται απογοητευμένος ή να αισθάνεται ότι ο συγγραφέας δεν νοιαζόταν αρκετά για να ολοκληρώσει την επιστολή πριν την αποστείλει.
-
Διαβάστε ξανά την επιστολή. Όσο πιο μικρός είναι ένα έγγραφο, τόσο πιο σημαντικό είναι να αποφευχθεί η ορθογραφία και τα λάθη γραμματικής. Εκτυπώστε την επιστολή για μια πιο αποτελεσματική ανάγνωση και διαβάστε δυνατά για να πάρει πιο εύκολα λέξεις που λείπουν και φράσεις που πρέπει να αλλάξουν.
Η διαφωνία είναι σημαντική επειδή αρκετές μακρές προτάσεις (ή ακόμα και αρκετές σύντομες προτάσεις) μπορεί να καταστούν αναποτελεσματικές και να χάσουν τον αναγνώστη. Για παράδειγμα, οι ακόλουθες φράσεις πρέπει να αναθεωρηθούν και να διορθωθούν: «Ήρθε σήμερα, ήταν ευτυχής να δει το μωρό». Γέλασε όταν το πήρε.
Αυτές οι φράσεις αποσυνδέονται και δημιουργούν έναν ρομποτικό τόνο που δεν ταιριάζει με τη θετικότητα του γράμματος. Όταν αναθεωρεί και αλλάζει τις προτάσεις, μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Ήρθε σήμερα το απόγευμα και πήρε το μωρό." Γέλασε ευτυχώς καθώς τον κράτησε.
Εάν δεν μπορείτε να θυμηθείτε τις λέξεις, χρησιμοποιήστε την εγκυκλοπαίδεια για να βρείτε πιο εύκολα λέξεις και φράσεις για να αποφύγετε τα κλισέ και τους όρους που δεν χρησιμοποιούνται.
Τι χρειάζεστε
- Στυλό και χαρτί ή υπολογιστή με λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
- Λεξικό
- Εγκυκλοπαίδεια (προαιρετικό)