Περιεχόμενο
Οι αναφορές στυλ Memo είναι κατάλληλες για σύντομα έγγραφα (λιγότερα από δέκα σελίδες) που θα διανεμηθούν μέσα στον οργανισμό. Για παράδειγμα, οι εκθέσεις πωλήσεων και τα έγγραφα ανάλυσης έργων είναι υποψήφιοι για το υπόμνημα. Δεν απαιτούν όλη την πομπή και εισαγωγή που απαιτούν οι επίσημες εκθέσεις. Αυτό αφορά κυρίως τις εκθέσεις που διανέμονται εβδομαδιαία, μηνιαία ή κάθε τέσσερις μήνες. Παρόλα αυτά, θα πρέπει να έχετε την ίδια φροντίδα όπως και με οποιαδήποτε αλληλογραφία της εταιρείας κατά το σχεδιασμό, τη σύνταξη και τη συμπλήρωση μιας έκθεσης στυλ υπομνήματος.
Οδηγίες
-
Παρακολουθήστε τα θέματα που θα καλύπτει η αναφορά. Πάρτε την άποψη των αναγνωστών και φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται ή επιθυμούν.
-
Αναζητήστε την αναφορά σας. Συγκεντρώστε όλες τις σχετικές πληροφορίες που απαιτούνται για την κάλυψη των θεμάτων του Βήματος 1.
-
Δημιουργήστε οπτική υποστήριξη για να απεικονίσετε τα δεδομένα που έχετε συλλέξει. Δώστε σε κάθε εικόνα ένα σχετικό τίτλο και μια λεζάντα.
-
Ελέγξτε την αναζήτησή σας και αποφασίστε ποιοι τίτλοι θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε και να παρουσιάσετε την αναφορά σας. Η μορφή και το περιεχόμενό του θα καθορίσουν τους τίτλους των τμημάτων. Για παράδειγμα, είναι λογικό η αναφορά πωλήσεων να περιλαμβάνει ένα τμήμα για κάθε περιοχή πωλήσεων ή γραμμή προϊόντων.
Σχεδιάστε την αναφορά
-
Γράψτε το σώμα της αναφοράς σας κρατώντας τον αναγνώστη σας στο μυαλό σας. Τοποθετήστε οπτική υποστήριξη, όπου χρειάζεται.
-
Γράψτε μια διοικητική περίληψη που δίνει στους αναγνώστες μια σύντομη επισκόπηση των σημαντικών σημείων της αναφοράς.
-
Δημιουργήστε ένα λεπτομερές ευρετήριο όπου ξεκινούν οι συγκεκριμένες ενότητες.
-
Δημιουργήστε έναν πίνακα απεικονίσεων που επιτρέπει στους αναγνώστες να γνωρίζουν πού μπορεί να βρεθεί κάθε διάγραμμα, σχήμα ή πίνακας.
-
Γράψτε ένα σημείωμα μετάδοσης. Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί έντυπα ή πρότυπα, χρησιμοποιήστε τα. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε μια απλή μορφή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τις επικεφαλίδες και τα πεδία "από", "προς", θέμα και ημερομηνία.
Γράψτε την αναφορά
-
Συγκεντρώστε την πλήρη αναφορά, τοποθετώντας τα μέρη που δημιουργήσατε με την ακόλουθη σειρά: σημείωμα μεταφοράς, πίνακας περιεχομένων, λίστα εικονογραφήσεων, σύνοψη διαχειριστή, σώμα αναφοράς.
-
Ρωτήστε έναν φίλο ή έναν συνάδελφο να εξετάσει την έκθεσή σας.
-
Κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις.
Συμπληρώστε την αναφορά
Πώς
- Εάν η αναφορά σας μεταβεί σε πολλούς παραλήπτες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής αντί να συμπεριλάβετε όλα τα ονόματα στο σημείωμα εκπομπής. Καταχωρίστε τα ονόματα αλφαβητικά ή τοποθετήστε τα ονόματα των πιο σημαντικών ανθρώπων στην κορυφή της λίστας. Κάντε το σημείωμα εκπομπής σαν να ήταν το εξώφυλλο ενός βιογραφικού σημειώματος. Γράψτε σαν να διαβιβάζετε την αναφορά προσωπικά στον αναγνώστη. Οι δημοφιλείς τίτλοι για αναφορές περιλαμβάνουν: Εισαγωγή, Ανάλυση Προβλημάτων, Στόχοι, Συστάσεις, Τάσεις, Χρονοδιάγραμμα και ορόσημα έργων, Εναλλακτικές Μέθοδοι και Κόστος.