Περιεχόμενο
Τα απομνημονεύματα είναι ένα από τα πιο αναφερθέντα χαρακτηριστικά της καθημερινής ζωής στο γραφείο, φαίνεται να ξεφλέγονται σχεδόν παντού και μπορούν να καλύψουν ένα σχεδόν ατελείωτο φάσμα θεμάτων. Ωστόσο, η έκδοση σημείων είναι για διάφορους βασικούς σκοπούς και συνήθως έχει σαφώς προσδιορίσιμους στόχους, οι οποίοι αφορούν γενικά την επίλυση καταστάσεων και την παροχή συμπληρωματικών πληροφοριών σε ένα θέμα που δεν απαιτεί συνάντηση γι 'αυτό.
Προβλήματα
Τα προβλήματα μπορούν να εντοπιστούν και να συζητηθούν γρήγορα στο πλαίσιο ενός μνημονίου, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να ενημερωθούν άμεσα για τις πιθανές δυσκολίες και τις νέες προκλήσεις που πλησιάζουν. Αυτά τα προβλήματα μπορεί να διαφέρουν, καθώς ορισμένοι μπορεί να συζητήσουν τις τάσεις που θα αναπτυχθούν μακροπρόθεσμα (για παράδειγμα, μείωση της αποτελεσματικότητας ενός συγκεκριμένου τμήματος) ή μπορεί να είναι λιγότερο επίσημες και πιο άμεσες (όπως η ενημέρωση των εργαζομένων για κακές καιρικές συνθήκες πριν επιστρέψουν στην πατρίδα τους στο τέλος της ημέρας). Ένα χαρακτηριστικό αυτών των σημειώσεων σχετικά με τα προβλήματα είναι ότι μπορούν να ζητήσουν ανατροφοδότηση για να εξετάσουν πιθανές λύσεις και μελλοντικές στρατηγικές.
Λύσεις
Τα υπομνήματα βάσει λύσεων μπορούν να παρέχουν μια σειρά πληροφοριών, παραδείγματα περιλαμβάνουν γρήγορες διορθώσεις τεχνικών προβλημάτων, ανακοίνωση ότι έχει αποφασιστεί μια νέα στρατηγική για την αντιμετώπιση ενός υπάρχοντος προβλήματος ή παρέχει ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με κωδικούς εισόδου και μηχανισμούς ασφαλείας. Τα μνημόνια λύσεων αποτελούν επίσης μια ευκαιρία να δοθεί προσοχή στους εργαζόμενους που έχουν αποδείξει τη χρησιμότητα ή τη δημιουργικότητά τους για να ανταποκριθούν σε συγκεκριμένες προκλήσεις επικοινωνώντας με άλλους για τις επιτυχίες τους (για παράδειγμα: «Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε τον Mathew Baker για το συντονιστικό του έργο για τη βελτίωση του κεντρικού μας δικτύου. υπολογιστές, επιτρέποντας στο σύστημα να λειτουργεί πολύ πιο γρήγορα από ό, τι τον περασμένο μήνα. ").
Ανατροφοδότηση
Τα μηνύματα αξιολόγησης έρχονται σε μια ευρεία ποικιλία μορφών, αν και αυτά μπορούν να διαφοροποιηθούν μεταξύ των σημειώσεων που αποστέλλονται σε διάφορους υπαλλήλους και των σημειώσεων που αποστέλλονται σε ένα μεμονωμένο άτομο. Όταν αποστέλλονται μηνύματα ανατροφοδότησης σε μια μεγάλη ομάδα, μπορούν να ενημερώσουν τους υπαλλήλους για θέματα που είχαν προηγουμένως προβληθεί στις συναντήσεις, δίνοντας μια αίσθηση του πλαισίου και της χρονολόγησης σε προηγούμενες συζητήσεις (ένα παράδειγμα θα ήταν ένα υπόμνημα ευχαριστώντας τους υπαλλήλους για την παρουσία τους αιμοδοσία ή άσκηση ομαδικής εργασίας). Ωστόσο, όταν αποστέλλεται ανατροφοδότηση σε έναν μόνο υπάλληλο, θα είναι συνήθως πολύ συγκεκριμένη και σχετίζεται με την ποιότητα της εργασίας που παρέχεται από τον εργαζόμενο και ποιες περιοχές θα πρέπει να εστιάζονται για μελλοντικές βελτιώσεις.
Σχόλια σχετικά με καταστάσεις
Κατά καιρούς, μπορεί να είναι σκόπιμο τα διευθυντικά στελέχη να στέλνουν σημειώσεις σχετικά με τα τρέχοντα γεγονότα ή να κάνουν επίσημες παρατηρήσεις σχετικά με συγκεκριμένες καταστάσεις, για παράδειγμα "Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε θερμά την πυροσβεστική υπηρεσία για τη βοήθειά της κατά την πρόσφατη πυρκαγιά αποθήκη μας ". Αυτό το είδος μνημονίου μπορεί επίσης να περιλαμβάνει οδηγίες για υπαλλήλους να μην σχολιάζουν δημοσίως ορισμένα εσωτερικά θέματα: για παράδειγμα, "Θα θέλαμε να ζητήσουμε από όλους τους υπαλλήλους να μην κερδοσκοπούν δημοσίως για πιθανή συγχώνευση με άλλη εταιρεία, σε εξέλιξη. "