Περιεχόμενο
Όταν γράφετε ένα email επαγγελματικά, μπορεί κανείς να ξοδέψει το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου διασφαλίζοντας ότι κάθε πληροφορία έχει συμπεριληφθεί, ότι έχει μορφοποιηθεί σωστά και ότι ο ορθογραφικός έλεγχος έχει εκτελεστεί. Ωστόσο, μην ξεχάσετε να κλείσετε το email. Η δημιουργία ενός επαγγελματία που τελειώνει στο e-mail μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στον τρόπο με τον οποίο το λαμβάνει ένα άτομο. Αφήστε τον παραλήπτη με μια καλή εντύπωση για εσάς.
Στοιχεία επικοινωνίας
Εάν στέλνετε επαγγελματικό email για πρώτη φορά, είναι καλή ιδέα να το τερματίσετε με τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όχι μόνο με το όνομά σας. Αν και ο παραλήπτης θα λάβει αυτόματα τη διεύθυνσή σας μετά τη λήψη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να προσφέρετε άλλες μορφές επικοινωνίας. Εάν εργάζεστε για μια συγκεκριμένη εταιρεία, συμπεριλάβετε αυτά τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης μιας διεύθυνσης. Δώστε τον απευθείας αριθμό τηλεφώνου σας και υποδείξτε εάν πρόκειται για κινητό τηλέφωνο ή σταθερό. Εάν η εταιρεία σας διαθέτει κεντρικό γραφείο, φροντίστε να συμπεριλάβετε την επέκταση. Όσο περισσότερες επαφές αφήνετε, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητες του ατόμου να επικοινωνήσει μαζί σας.
Πρόβλεψη κλεισίματος
Γράφοντας το Matters 'Leslie O'Flahavan λατρεύει να ολοκληρώνει ένα επαγγελματικό email με τη φράση "Ανυπομονώ να ...". Λέει ότι αυτό θα επαναλάβει τον σκοπό του email. Επιπλέον, θέτει επίσης το άτομο που σας έστειλε το email σε θέση απάντησης. Για παράδειγμα, εάν στείλατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με μια θέση εργασίας, θα πρέπει να τελειώνει με το "Ανυπομονώ να ακούσω την απόφασή σας σχετικά με την αίτησή μου". Ο παραλήπτης γνωρίζει τώρα, με βεβαιότητα, ποιος είναι ο σκοπός του email σας.
Ζητήματα και ανησυχίες
Κατά το κλείσιμο ενός επαγγελματικού email, φροντίστε να προσφέρετε μια πρόσκληση για απάντηση, όπως "Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με ...", καθώς αυτό θα δώσει στον παραλήπτη ένα πράσινο φως για να απαντήσει χωρίς να αισθάνεται σαν να σας ενοχλούσε ή ότι το email σας προοριζόταν να είναι η τελευταία λέξη. Αυτό διατηρεί επίσης τη συνομιλία ροή. Κατά την αποστολή email, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ότι έχουν αντιμετωπιστεί όλες οι ερωτήσεις και οι ανησυχίες.
Σκέψεις
Το τέλος ενός επαγγελματικού email μπορεί να έχει μια προσωπική πινελιά, ανάλογα με τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Με την πάροδο του χρόνου, μια επαγγελματική επαφή μπορεί να γίνει φίλος, επιτρέποντάς σας να τερματίσετε ένα email με ένα εσωτερικό αστείο ή ακόμα και μια ανεξάρτητη ιστορία. Ωστόσο, μην το κάνετε αυτό έως ότου δημιουργηθεί μια σχέση φιλίας. Ο τερματισμός ενός email με "Ειλικρινά" είναι ένας καλός συμβιβασμός. Αυτό δείχνει ότι δεν είστε μόνο μια επιχειρηματική σχέση, αλλά ένα άτομο που φροντίζει. Μην φοβάστε να δείξετε λίγο ευγένεια στο τέλος ενός email, ειδικά αν είναι επαγγελματίας.