Περιεχόμενο
Συχνά στον επιχειρηματικό κόσμο, πρέπει να συμπεριλάβουμε μια συνοδευτική επιστολή που θα συνοδεύει μια μεγαλύτερη έκθεση, η οποία μπορεί να αποσταλεί ταχυδρομικά, να παραδοθεί ή ακόμα και να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια επίσημη συνοδευτική επιστολή έχει έναν πολύ συγκεκριμένο σκοπό και πρέπει να είναι γραμμένος με τέτοιο τρόπο ώστε να παρουσιάζει και να περιγράφει το περιεχόμενο, επαναλαμβάνει το κυριότερο θέμα της έκθεσης και δείχνει επίσης τα επόμενα βήματα ή ενέργειες που πρέπει να γίνουν.
Οδηγίες
-
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας για να συντάξετε τη συνοδευτική επιστολή μιας αναφοράς με γνώμονα τη σημασία του συνοδευτικού εγγράφου. Ακόμη και αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, θεωρήστε το ως χαρτί, συμπεριλαμβανομένης μιας εικόνας του λογότυπου της εταιρείας στη σελίδα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Συμπεριλάβετε την ημερομηνία της ημέρας, καθώς και τα στοιχεία της διεύθυνσης, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος και της επωνυμίας, του τίτλου, της επωνυμίας της εταιρείας, της διεύθυνσης και της πόλης και του ταχυδρομικού κώδικα. Χρησιμοποιήστε το "Αγαπημένο" χαιρετισμό που ακολουθείται από επίσημο χαιρετισμό όπως οι συντομογραφίες κ. Ή κυρία αν το άτομο είναι ξένο ή "Αγαπητέ" με το όνομα ή το επώνυμο του παραλήπτη, αν το άτομο είναι γνωστό.
-
Δηλώστε τον σκοπό του γράμματος στην παράγραφο του σώματος χρησιμοποιώντας λέξεις όπως "Αυτή η επιστολή παρέχει το (όνομα της αναφοράς) για την ανασκόπηση ή το σχόλιό σας (ή όποια ενέργεια επιθυμείτε). να αναφέρετε όσο το δυνατόν πιο σύντομα - σε μία ή δύο προτάσεις το πολύ.
-
Παρατηρήστε το συμπέρασμα της έκθεσης εδώ, αλλά μην υπερβείτε την ουσία των συμπερασμάτων της έκθεσης. Θέλετε ο αναγνώστης να διαβάσει την πραγματική έκθεση και όχι μόνο την συνοδευτική επιστολή. Η επιστολή θα πρέπει να οξύνει την όρεξη του αναγνώστη για αυτό που θα βρεθεί στην τελική έκθεση.
-
Κάντε μια επίσημη ενότητα συμπέρασμα ή τα επόμενα βήματα, όπου υποδεικνύετε ποιες είναι οι σκοπούμενες ενέργειες του παραλήπτη. Θέλετε να περάσουν το έγγραφο προς τα εμπρός ή να υπογράψουν το έγγραφο ή να συντονίσουν μια μεγαλύτερη συνάντηση για να παρουσιάσουν τα αποτελέσματα; Να είστε πολύ συγκεκριμένοι σχετικά με τα επόμενα βήματα, καθώς και την ημέρα και την ημερομηνία, εάν χρειάζονται επείγουσες ενέργειες.
Συμπληρώστε τη συνοδευτική επιστολή με επίσημο χαιρετισμό, όπως ειλικρινά, ειλικρινά ή ειλικρινά. Συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο του συντάκτη της επιστολής. Καταχωρίστε τα ονόματα των άλλων που θα λάβουν την αναφορά και το συνοδευτικό γράμμα στο χώρο "Cc" (με αντίγραφο) στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Γράψτε μια συνοδευτική επιστολή για μια αναφορά
Τι χρειάζεστε
- Εταιρικό επιστολόχαρτο