Περιεχόμενο
Μια από τις πιο απογοητευτικές πτυχές της επιχείρησης είναι η αντιμετώπιση κακών ελέγχων. Η αντιμετώπιση των επιστρεφόμενων επιταγών μπορεί να είναι ένα δύσκολο θέμα. Το πιο δύσκολο πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπίσουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές είναι να προσεγγίσουν το θέμα με τον πελάτη, ειδικά εάν είστε συχνός πελάτης. Ίσως ο πιο συνηθισμένος και ευγενικός τρόπος για να πάρετε τα χρήματα είναι με μια καλά γραπτή επιστολή για το χρέος.
Οδηγίες
-
Γράψτε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας αν έχετε ένα. Διαφορετικά, δημιουργήστε μια βασική κεφαλίδα με το όνομα της εταιρείας σας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου σας με τον κωδικό περιοχής, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας και την ιστοσελίδα σας.
-
Βάλτε την ημερομηνία της επιστολής χρέωσης στην κορυφή της αριστερής πλευράς της κάρτας.
-
Βάλτε τη διεύθυνση επιστροφής του πελάτη σας στην αριστερή πλευρά του γράμματος, δίνοντας δύο κενές θέσεις, από την ημερομηνία.
-
Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο χαιρετισμό για τον πελάτη σας, δύο θέσεις κάτω από τη διεύθυνση επιστροφής. Χρησιμοποιήστε τον όρο "Αγαπητέ" μαζί με το επώνυμο, όπως "Αγαπητέ κ. Τζόουνς" ή "Αγαπητέ κα Smith". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κοινή "Γεια σας" ή "Χαιρετισμούς", αλλά μια προσωπική προσέγγιση είναι καλύτερο. Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε το πρώτο όνομα ή έναν πολύ ανεπίσημο χαιρετισμό όπως "Γεια σας".
-
Ξεκινήστε την επιστολή μιλώντας για το χρέος με έναν μη απειλητικό τρόπο. Ένα παράδειγμα αυτού θα μπορούσε να είναι: "Σας γράφουμε για να σας ενημερώσουμε ότι έχουμε λάβει μια επιταγή από εσάς που έχει επιστραφεί".
-
Δώστε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με την επιταγή, όπως το όνομα της τράπεζας, τον αριθμό ελέγχου, την ημερομηνία και το χρηματικό ποσό. Επίσης, αναφέρετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη και τεκμηριώνετε το υπόλοιπο αυτού του λογαριασμού.
-
Αναφέρετε την πολιτική "επιστροφής ελέγχου" εάν έχετε ένα. Για παράδειγμα, αν έχετε γραπτή πολιτική που καθορίζει ότι το τέλος ελέγχου επιστροφής είναι $ 40, πρέπει να το αναφέρετε και να ζητήσετε το ποσό μαζί με το ποσό της επιταγής. Πάντα να παρέχετε στον πελάτη το πλήρες οφειλόμενο ποσό, όπως "Στείλτε $ 300 για τον επιστρεφόμενο έλεγχο συν $ 40 του επιστρεφόμενου προστίμου, για συνολικά $ 340."
-
Δώστε εντολή στον πελάτη πώς μπορεί να στείλει τους πόρους σε εσάς. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από αυτούς να φέρουν τα χρήματα στον τόπο εργασίας σας ή να στείλουν μια εντολή πληρωμής ή μια επιταγή στην επαγγελματική σας διεύθυνση. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τηλεφωνικά ή προσωπικά εάν δέχεστε πιστωτικές ή χρεωστικές κάρτες.
-
Ζητήστε από τον πελάτη να πληρώσει το χρέος το συντομότερο δυνατόν και να καλέσει αν υπάρχει αμφιβολία.
-
Τελειώστε την επιστολή με "Χαιρετισμοί" ή "Ευχαριστώ πολύ" και το όνομά σας και τον τίτλο. Υπογράψτε το γράμμα που καταχωρίσατε.
Πώς
- Να είστε πάντα ευγενικοί και επαγγελματίες στην επιστολή σας.
Ανακοίνωση
- Αν σε 10 εργάσιμες ημέρες δεν λαμβάνετε νέα του οφειλέτη, στείλτε μια άλλη επιστολή,
- υπογραμμίζοντας ότι χρειάζεται μια επιστροφή εντός μιας εβδομάδας.