Οργάνωση αρχείων σε αλφαβητική σειρά σε ιατρικά γραφεία

Περιεχόμενο

• Οδηγίες
• Τι χρειάζεστε

Χάρη στα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών που οργανώνουν τα αρχεία με αλφαβητική σειρά με τον τρόπο που θέλουμε, η εξοικονόμηση φυσικών αρχείων γίνεται όλο και λιγότερο κοινή δεξιότητα. Εάν εργάζεστε σε ιατρικό γραφείο χωρίς τη συντήρηση ηλεκτρονικών αρχείων, είναι ζωτικής σημασίας να φυλάσσετε τα αρχεία με αλφαβητική σειρά για μια καλύτερη οργάνωση. Δεν χρειάζεται πολύ για να ξεκινήσετε και μόλις εγκαταστήσετε ένα σύστημα, θα είναι εύκολο να κρατήσετε τα αρχεία οργανωμένα.

Οδηγίες

Οι φάκελοι και το ντουλάπι αρχείων καθιστούν τη διαδικασία ευκολότερη (Ciaran Griffin / Stockbyte / Getty Images)

1. Ορίστε κατάλληλα τον χώρο. Υπολογίστε το μέγεθος του χώρου που απαιτείται για όλα τα αρχεία σας και, στη συνέχεια, αντιστοιχίστε μικρότερους χώρους για κάθε γράμμα του αλφαβήτου με ετικέτες, δείκτες ή άλλες μορφές αναγνώρισης. Μπορεί να χρειαστεί να κρατήσετε τα αρχεία στη μέση ενός συρταριού, στη γωνία ενός γραφείου ή κάπου αλλού. Όσο και αν ταιριάζουν, οποιοδήποτε μέρος θα κάνει.

2. Αρχείο ή στοίβα ιατρικά αρχεία. Εάν έχετε δημιουργήσει μεγαλύτερα αρχεία για κάθε γράμμα του αλφαβήτου, τοποθετήστε τα αρχεία ασθενούς στον κατάλληλο φάκελο επιστολών. Καθώς συνεχίζετε να προσθέτετε τα αρχεία για κάθε γράμμα, τοποθετήστε τις νέες εγγραφές ασθενών αλφαβητικά μέσα στους μεγαλύτερους φακέλους. Αν θέλετε να στοιβάζετε τα αρχεία στο τέλος, χωρίς να χρησιμοποιείτε μεγαλύτερα αρχεία, χρησιμοποιήστε αρκετό χώρο στο τραπέζι ή στο πάτωμα για να δημιουργήσετε πασσάλους με αλφαβητική σειρά για κάθε γράμμα του επώνυμου ασθενούς.

   
   

3. Ελέγξτε την εργασία σας. Εκτός από τον έλεγχο εάν τα αρχεία μέσα σε ένα ντουλάπι έχουν τοποθετηθεί σωστά μέσα στο φάκελο της αρχικής επιστολής σας, βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία βρίσκονται σε αλφαβητική σειρά μέσα σε κάθε αρχείο γραμμάτων, επιλέγοντας τυχαία μερικές από αυτές για σάρωση. Ένα λάθος που πρέπει να προσέξετε είναι να στοιβάζετε προς τα πίσω, προκαλώντας την εμφάνιση ανάποδα των ονομάτων μέσα σε κάθε αρχείο γραμμάτων.

Τι χρειάζεστε

• Φάκελοι
• Αρχειοθήκη