Περιεχόμενο
Οι εταιρείες ενσωματώνονται ολοένα και περισσότερο στο διαδίκτυο, επομένως είναι πολύ πιο συνηθισμένο να λαμβάνετε επιστολές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά με ξεπερασμένη παραδοσιακή αλληλογραφία. Διεξάγετε επαγγελματικά την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας κατάλληλες τεχνικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οδηγίες
-
Αναλύστε τη γραμμή θέματος. Οι διευθυντές συχνά παραπονιούνται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αόριστα ή κενά θέματα και αυτά συνήθως πηγαίνουν σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Αποφύγετε να αγνοήσετε, βάλτε ένα απλό και λεπτομερές θέμα.
-
Πείτε γεια. Τα εταιρικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν γίνει τόσο ανεπίσημα, ώστε μερικοί άνθρωποι δεν ξεκινούν ακόμη το κείμενο με χαιρετισμό. Αποφύγετε αυτή τη συνήθεια. Αντιμετωπίστε το άτομο που γράφετε σωστά, προτιμώντας να χρησιμοποιήσετε ένα παχύ έντεγγα με κόμμα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε Σμιθ:" είναι ο σωστός τρόπος για να ξεκινήσετε αυτόν τον τύπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να αλλάξετε το κόμμα αφού καθοριστεί το παράθυρο διαλόγου.
-
Συνοψίστε. Περάστε το μέρος της ιστορίας της ζωής και φτάστε στο σημείο. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα εργασίας πρέπει να είναι μικρά και συνοπτικά. Μπορείτε να μιλήσετε με τον συνεργάτη σας για το πάρτι γενεθλίων του παιδιού σας στην αίθουσα καφέ, ποτέ στην αναφορά που θα σας αποσταλεί.
-
Επιλέξτε μια γραμμή κλεισίματος και μείνετε μαζί της. Αν προτιμάτε να τερματίσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με "Ευχαριστούμε", τότε πάντα να το κάνετε αυτό. Μερικοί προτιμούν "Ειλικρινά" ή "Solemnly." Εάν έχετε έναν σταθερό αποκλεισμό, οι άνθρωποι θα σας συνδέσουν με τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας και θα γνωρίσουν ότι είστε επιχειρηματικός εταίρος.
-
Δημιουργήστε μια ενημερωτική αλλά περιληπτική υπογραφή. Οι εταιρικές υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιλαμβάνουν το πλήρες όνομά σας (όχι μόνο τα αρχικά), τη θέση σας, το όνομα της εταιρείας σας και κάθε σχετική πληροφορία που χρειάζεται ο παραλήπτης για να διατηρήσει την επαφή. Ανταπολαύστε την επιθυμία να υπογράψετε δέκα γραμμές, καθώς δεν βλέπουν τον επιχειρηματικό κόσμο.
Πώς
- Ελέγχετε πάντα τη γραφή και διορθώνετε το email εργασίας σας. Δεν οφείλεται στο γεγονός ότι επικοινωνείτε μέσω Διαδικτύου με την οποία δεν υπάρχει διατύπωση. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε τα θαυμαστικά, ο ήχος είναι δύσκολο να ερμηνευτεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διατηρήστε έναν ουδέτερο αέρα χρησιμοποιώντας σημεία αντί για θαυμαστικά. Οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν να αποστέλλονται τα έγγραφα ως συνημμένο και όχι στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ανακοίνωση
- Θυμηθείτε τη δύναμη των "CC" και "CCO" όταν αντιστοιχεί στην εργασία. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας μπορεί να διαβαστεί ανά πάσα στιγμή από κάποιον που έλαβε ένα αντίγραφο, οπότε είναι σημαντικό να παραμείνετε επαγγελματίες.