Περιεχόμενο
Οι περισσότερες επιχειρήσεις, μικρές ή μεγάλες, έχουν μια ρεσεψιόν ή μια ρεσεψιόν. Οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας ενός υπαλλήλου που ασχολείται με την εξυπηρέτηση πελατών συνίστανται σε καθήκοντα και ευθύνες που βελτιώνουν την αποδοτικότητα της εταιρείας στο σύνολό της. Αυτοί οι εργαζόμενοι πρέπει να κατανοούν πλήρως όλες τις πτυχές του ρόλου τους προκειμένου να εκπληρώσουν τον ρόλο τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Σερβίρετε ως πύλη
Ο σημαντικότερος ρόλος που διαδραματίζει ένας υπάλληλος υποδοχής είναι η «πύλη» ή ο gatekeeper. Είστε το πρώτο άτομο που βλέπουν οι πελάτες κατά την άφιξη και συνήθως το πρώτο πρόσωπο με το οποίο μιλάνε όταν καλούν το γραφείο. Θα πρέπει να είστε φιλικοί και ευγενικοί στους πελάτες, αλλά και να διατηρείτε την εξουσία τους. Η στάση σας θα αντικατοπτρίζει θετικά ή αρνητικά την επιχείρηση στο σύνολό της και θα πρέπει πάντα να το έχετε υπόψη σας. Είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε ότι οι προϊστάμενοι θα λαμβάνουν μόνο τους ανθρώπους που έχουν χρόνο να λάβουν και με τους οποίους θέλουν να μιλήσουν. Να αντιμετωπίζετε πάντα το άτομο άμεσα και σωστά. ίσως χρειαστεί να πείτε σε κάποιον ότι πρέπει να αφήσει ένα μήνυμα ή ότι πρέπει να καθίσει και να περιμένει.
Συνήθεις εργασίες
Στα περισσότερα γραφεία, ο ρεσεψιονίστ πρέπει να χειρίζεται τις καθημερινές δραστηριότητες όπως η διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ακρόαση φωνητικού ταχυδρομείου, η προετοιμασία θυλάκων μετρητών, οι εγκαταστάσεις ποτίσματος και οι πίνακες ανανέωσης. Η τήρηση μιας λίστας όλων των καθηκόντων της ημέρας μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε να ξεχάσετε κάτι. Είναι επίσης χρήσιμο να διατηρήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων με σημαντικούς και συχνά χρησιμοποιούμενους αριθμούς, επειδή είναι συχνά η ευθύνη της κλήσης συντήρησης, πληροφορικής και διαφόρων άλλων ατόμων όλη την ημέρα όταν προκύπτουν προβλήματα.
Οργάνωση της ατζέντας των δεσμεύσεων
Τέλος, εκτός εάν η εργασία αυτή έχει μεταβιβαστεί σε άλλο υπάλληλο, όπως ο βοηθός του προϊσταμένου, η υποδοχή είναι εκεί όπου διατηρείται η ατζέντα. Να γνωρίζετε πάντα τις επερχόμενες δραστηριότητες και τις ακυρωμένες συναντήσεις. Θυμηθείτε να σημειώσετε τα ονόματα και τους αριθμούς των ατόμων που επιθυμούν να κλείσουν ραντεβού στις ημέρες που είναι πλήρεις, σε περίπτωση ακύρωσης. Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να κάνετε προσωρινά ραντεβού, οπότε τοποθετήστε ένα post-it στο πρόγραμμα. Θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε πάντα μολύβια, καθώς αυτό διευκολύνει τη διαγραφή και την κάλυψη σε περίπτωση αλλαγών του χρόνου.
